Convocatoria Laboral Interna N° 013 de 2025

DE:

ARIEL PEDRAZA PINZON – SECRETARIO DE EDUCACIÓN DEPARTAMENTAL.

PARA:

SERVIDORES PÚBLICOS (ADMINISTRATIVOS) DE LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE ARAUCA ADSCRITOS A LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEPARTAMENTAL Y GOBERNACIÓN DE ARAUCA.

ASUNTO:

CONVOCATORIA INTERNA PARA PROVEER EN ENCARGO EN LA VACANTE TEMPORAL DE TECNICO OPERATIVO 314-10, DE LA PLANTA DE CARGOS DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEPARTAMENTAL DE ARAUCA, IE SANTA TERESITA, FINANCIADA CON RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES – EDUCACIÓN.

FECHA:

19 AGOSTO DE 2025.

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

IDENTIFICACIÓN

NIVEL

TECNICO

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO:

TECNICO OPERATIVO

CÓDIGO:

314

GRADO:

10

DEPENDENCIA:

SECRETARIA DE EDUCACION –

INSTITUCIONES Y/O CENTROS EDUCATIVOS

CARGO DEL JEFE INMEDIATO:

RECTOR O DIRECTOR RURAL

I. PROPÓSITO PRINCIPAL

 Ejecutar labores de carácter técnico para llevar un control y registro de las actividades administrativas, financieras y pedagógicas que se manejan en los establecimientos educativos oficiales.

Diseñar, apoyar, ejecutar, coordinar y evaluar las actividades requeridas para la gestión administrativa y financiera de los Fondos de Servicios Educativos de los establecimientos educativos conforme a la normatividad vigente.

II. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

 1.    Apoyar en la comprensión y la ejecución de los procesos auxiliares e instrumentales del área de desempeño y sugerir las alternativas de tratamiento y generación de nuevos procesos.

2.    Diseñar, desarrollar y aplicar sistemas de información, clasificación, actualización, manejo y conservación de recursos propios de la Organización.

3.    Adelantar estudios y presentar informes de carácter técnico y estadístico.

4.    Instalar, reparar y responder por el mantenimiento de los equipos e instrumentos y efectuar los controles periódicos necesarios.

5.    Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, de acuerdo con las instrucciones recibidas.

6.    Solicitar las necesidades de funcionamiento e inversión, para ser tenidas en cuenta en la ejecución del presupuesto asignado para el establecimiento educativo.

7.    Ejecutar el plan de pago a proveedores y contratistas, transferencias y otras, según la disponibilidad, para lograr eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos de la administración.

8.    Realizar el trámite correspondiente de adquisición de bienes y servicios que requiera la entidad, observando el estatuto de contratación y demás normas que rigen la materia.

9.    Elaborar los informes mensuales sobre el manejo del presupuesto asignado que tienen el establecimiento educativo.

10. Sistematizar la información de las actividades desarrolladas en función de su cargo, para suministrarla de manera veraz y oportuna.

11. Revisar los soportes y documentos necesarios para el correcto tramite de las cuentas del establecimiento educativo.

12.  Ayudar en la elaboración de estudios de carácter financiero del establecimiento educativo, cuando así se requiera para la correcta toma de decisiones.

13.  Analizar, revisar, controlar y evaluar los sistemas de información y procedimientos sistemáticos para garantizar la efectividad en la gestión educativa y administrativa en los establecimientos educativos asignados.

14. Consolidar las necesidades identificadas para la planificación de las inversiones, garantizando la correcta aplicación de los recursos aprobados en el presupuesto del establecimiento educativo y enviarlo a la secretaria de Educación Departamental.

15. Revisar las órdenes de pago y sus anexos, de acuerdo al régimen presupuestal, contable, financiero y del estatuto tributario rentas del departamento de Arauca, para garantizar la aplicación correcta de la normatividad legal vigente.

16. Elaborar y revisar de los proyectos de inversión, estudios previos, estudio de mercados y documentos requeridos en la etapa precontractual y contractual de acuerdo a la normatividad vigente, tendientes al mejoramiento de la calidad educativa y eficiente uso de los recursos asignados.

17. Coordinar las respuestas a los requerimientos que eleven los entes de control y demás autoridades relacionadas con los procesos precontractuales y contractuales adelantados por las instituciones educativas asignadas.

18. Dirigir los requerimientos que por incumplimiento o calidad de los bienes o servicios se efectúen a los contratistas incluyendo los amparos de la garantía.

19. Asistir a la institución educativa en la presentación de los reportes de información financiera, económica y social para asegurar su correcta elaboración de acuerdo los requerimientos establecidos.

20. Verificar y consolidar la información de los fondos de servicios educativos asignados, para su validación y envío a secretaria de Educación Departamental, asegurándose que se presenten con los parámetros técnicos y legales establecidos.

21. Gestionar respuestas con calidad y oportunidad a las solicitudes y correspondencias enviadas por los ciudadanos relacionados con las actividades administrativas de la institución educativa.

22.  Atender oportunamente los requerimientos de los entes de control y demás entidades públicas en cuanto a la atención de visitas de auditoría y revisión, solicitudes de presentación de informe eventuales o periódicos.

23.  Archivar los registros generados en el desarrollo de las actividades, para garantizar el control adecuado de los documentos y dar cumplimiento a la normatividad vigente.

24.  Las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

III. COMPETENCIAS

1. Orientación a resultados.
2. Orientación al usuario y al ciudadano.
3. Transparencia.
4. Compromiso con la organización.
5. Manejo de la información.
6. Adaptación al cambio.
7. Disciplina.
8. Relaciones interpersonales.
9. Colaboración.

IV. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

1.     Fundamentos de Administración Pública y Derecho Administrativo.

2.     Fundamentos del Sistema de Gestión Documental.

3.     Técnicas de servicio al cliente.

4.     Manejo de Hardware y Software.

5.     Ley General de Archivo.

6.     Manejo de base de datos Excel y Access.

7.     Operación de computadores, máquinas de escribir, conmutador, teléfono y fax.

8.     Fundamentos de Sistema de Gestión de Calidad.

V. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIO

EXPERIENCIA

 Máximo: Título de formación técnica profesional o tecnológica o aprobación del pensum académico de educación superior en formación profesional.

Cuarenta y dos (42) meses de Experiencia Técnica Relacionada.